Uitgaande van de inrichtingsvisie, de bouwvoorschriften en de uitgiftestrategie moet er in het beheersplan onderscheid gemaakt worden tussen het openbaar domein, het privaat domein van de gemeente en het privaat domein van de individuele ondernemer.
Onder het beheer van het openbaar domein wordt verstaan de ruimte die ook ingelijfd zal worden bij het openbaar domein van de gemeente. Het betreft de weg, de centrale parking, de trage verbinding achteraan, de bermen, de openbare verlichting, de riolering en de centrale wadi.
Het klassieke beheer en onderhoud van deze zone zal door de wegbeheerder en de rioolbeheerder, hier de gemeente Voeren en Fluvius worden gedaan.
Voor de gemeente Voeren komt dit neer op (niet-limitatief) het herstellen, het vegen en het strooien van de weg en de verhardingen, maaien van de bermen,…
Voor Fluvius gaat het om (niet-limitatief) het onderhoud en de herstellingen van defecte openbare verlichting, herstellingen aan de riolering en de pompputten bij defecten,…
Deze beheerstaken zijn taken van algemeen belang en zijn de bevoegdheid van deze openbare diensten.
Bij de omgevingsvergunning over de aanleg van de wegenis werd door de gemeenteraad van Voeren akkoord gegaan met de inlijving van lot 6 in het openbaar domein.
Besluit : Het beheer van het openbaar domein gebeurt door de gemeente Voeren (wegbeheerder) en Fluvius (rioolbeheerder), op eigen kosten.
Het privaat domein van de gemeente zijn de percelen die dienen als buffer en waarin de afwateringsgrachten worden aangelegd.
Aangezien een infiltratiegracht maar goed functioneert als deze correct wordt onderhouden, werd van in het begin beslist om deze loten niet te verkopen aan de aangelande ondernemers. Deze grachten en groenbuffers maken wel deel uit van het bedrijventerrein maar blijven eigendom van de gemeente Voeren. Het onderhoud ervan wordt door de gemeente zelf gedaan.
Dit onderhoud behelst (niet-limitatief) maaien, snoeien, legen en herstellen van de grachten, het open houden van de overstorten en inbuizingen,…
Besluit : Het beheer en onderhoud van het privaat domein van de gemeente, gebeurt door de gemeente zelf, op eigen kosten.
Het beheer en onderhoud van het privaat domein van de individuele kavels ligt bij de eigenaar. Maar er wordt een bedrijventerreinvereniging opgericht, waarbij ieder bedrijf verplicht aansluit cfr. de verkoopsvoorwaarden.
Deze bedrijventerreinvereniging zal bepaalde beheerstaken collectief regelen. Er werd steeds vanuit gegaan dat individuele bedrijven op eigen terrein veel groen zouden hebben gezien de zeer beperkt toegelaten verhardingen. Deze groene gordels rondom de bedrijven vereisen intensiever onderhoud dan de gemeentelijke percelen en zullen dus door de bedrijventerreinvereniging in een onderhoudscontract worden opgenomen.
Deze bedrijventerreinvereniging zal verder ook onderzoeken op welke manieren er nog voordelen te halen zijn uit collectief beheer (zie verder).
De kostprijs van het collectief beheer, zal via een verdeling pro rata aan de hand van de perceelgrootte, worden gefactureerd door de opdrachtnemer aan de individuele eigenaars/ondernemers.
Ingeval niet alle kavels zijn uitgegeven valt het resterende gedeelte van het onderhoud ten laste van de gemeente Voeren, tevens eigenaar van de resterende grond.
In de tussentijd tussen de aankoopakte en de effectieve start van de bouwwerken, en de exploitatie van de het bedrijfsgebouw, zal de koper minimaal 2x per jaar het terrein maaien. Bij gebrek hieraan zal dit ambtshalve door de gemeente worden gedaan, op kosten en voor risico van de koper.
Besluit : Het beheer van het privaat domein zit bij de individuele eigenaar, met uitzondering van de taken die opgenomen worden door het BTM. Hiervoor kunnen externe dienstverleners worden ingeschakeld, de kost hiervan wordt pro rata verdeeld tussen de eigenaars van de gronden op het terrein.
Zoals hoger al beschreven wordt er een bedrijventerreinvereniging opgericht. De groenaanleg en het groenbeheer van de individuele kavels (loten 1, 2 en 3) zal hierin al zeker worden opgenomen. De eigenaars zijn verplicht zich aan te sluiten bij deze vereniging. Tijdens de infovergadering met de kandidaat ondernemers, zal de werking en het doel van dit BTM worden toegelicht.
De vereniging zal de vennootschapsvorm als vzw krijgen en zal worden opgericht door POM Limburg, de gemeente Voeren wordt toegevoegd als waarnemend lid, en minstens 3 ondernemers maken deel uit van de raad van bestuur. De overige ondernemingen die aanwezig zijn op het bedrijventerrein maken deel uit van de algemene vergadering van de vzw. De oprichting van de BTM-vereniging gebeurt, zodra er 3 kavels verkocht zijn.
Naast de klassieke statuten, zullen er de nodige reglementen worden opgesteld, ter vereenvoudiging van het beheer van de vzw. Het is de ambitie om de bedrijven zelf het beheer van de BTM-vereniging te laten opnemen, maar indien daarvoor onvoldoende animo bestaat zal POM Limburg voor de eerste 5 jaar de vzw beheren. Na 5 jaar stapt POM Limburg uit de vereniging en wordt zij vervangen.
Een vzw is het eenvoudigste vehikel om de beheerstaken te organiseren, maar een vzw vereist ook wat wettelijke verplichtingen. Het opstellen van statuten, het houden van een jaarlijkse algemene vergadering, het opmaken van een begroting en jaarrekening, etc. Bovendien is het van belang om op regelmatige basis de aanwezige ondernemers te bevragen over de noden en de behoeften.
Om de beheerstaken van de vzw te verzorgen wordt een bijdrage gevraagd van de ondernemers. Deze wordt begroot op 6.000 euro/jaar ofwel 0,34 euro/m²/jaar (17.656m² uitgeefbare oppervlakte).
Ingeval niet alle kavels zijn uitgegeven wordt het resterende gedeelte gecompenseerd door POM Limburg in natura als medebeheerder van de vzw.
De bedrijventerreinvereniging zorgt verplicht voor de groenaanleg en het groenonderhoud van de bedrijfskavels. Hiervoor doet de vereniging beroep op een dienstverlener. Het collectief beheer en onderhoud van het groen zorgt enerzijds voor een kostenbesparing, maar ook voor een uniforme beeldkwaliteit en gelijke uitstraling.
De kosten die verbonden zijn aan dit groenonderhoud worden door de opdrachtnemer rechtstreeks gefactureerd aan de grondeigenaars volgens een gelijke verdeling a.d.h.v. de eigen grondoppervlakte.
Inzake gemeenschappelijke beveiliging op het bedrijventerrein zal eerst worden afgetoetst met de kandidaat ondernemers of deze noodzaak er is.
Door de hand te houden in de uitgifte is er wel enigszins toezicht op de activiteiten die toegelaten worden op het bedrijventerrein. Maar de gemeente Voeren ligt op een plek die potentieel gevoelig is voor sommige ongewenste of criminele activiteiten. De toekomst zal dit uitwijzen, maar indien noodzakelijk is dit zeker een beheerstaak van de bedrijventerreinvereniging.
Inzake gemeenschappelijke afvalmanagement zal eerst worden afgetoetst met de kandidaat ondernemers of deze noodzaak er is en moet er een analyse gebeuren van de afvalstromen.
Indien noodzakelijk zal hiervoor ook door de bedrijventerreinvereniging een systeem worden uitgerold. Op vlak van de kostenverdeling is er voor afvalmanagement een individuele afhandeling per bedrijf nodig.
Groepsaankopen voor bijvoorbeeld groene energie, bewegwijzering, uniforme totems, laaninfrastructuur, etc. kunnen worden georganiseerd door de bedrijventerreinvereniging. De voordelen van groepsaankopen komt met de schaalgrootte van het bedrijventerrein en wordt bekeken bij voldoende vraag.
Ter preventie van leegstand en verwaarlozing is ook de bedrijventerreinvereniging een vorm van controleorgaan. Daarbij kan men ervan uit gaan dat bedrijven in elkaars buurt, zeker op deze kleine schaal, wel met elkaar spreken, en zich middels de vereniging kunnen uitspreken tegen de verwaarlozing.
Bij leegstand of bij gebrek aan economische activiteit kan het terugkooprecht voor de gemeente Voeren of POM Limburg worden ingeroepen op grond van het decreet ruimtelijke economie en ingevolge de niet naleving van de verkoopsvoorwaarden.